La documentación que hay que exigir en un traspaso

La documentación que hay que exigir en un traspaso son cinco documentos, y sin ellos no debería moverse dinero: el contrato de alquiler, las licencias, los contratos con proveedores en exclusiva, la escritura de la sociedad si el titular es una empresa y el DNI de todos los dueños. Es exactamente la lista que pedimos nosotros antes de aceptar un encargo de traspaso, y la que le recomendamos a cualquier comprador. Cuando alguno no aparece, casi siempre hay una razón — y esa razón acaba costando dinero.

Los cinco documentos

1. El contrato de alquiler del local

Es el que manda: si no hay contrato o le quedan dos años, el negocio vale mucho menos por bueno que sea. Hay que mirar la renta, la duración que queda, si permite el traspaso o la cesión, y qué fianza y garantías hay depositadas. Lo desarrollamos en subrogarse o firmar un contrato nuevo.

2. Las licencias

La de actividad y, si hay mesas fuera, la de terraza — que va aparte y no se hereda sola. Que exista, que esté concedida y que ampare lo que de verdad se hace en el local. Es donde más operaciones se caen: licencia de actividad, lo que puede tumbar tu traspaso.

3. Los contratos con proveedores en exclusiva

El que más sorpresas da. Máquinas recreativas, cerveza, café: son contratos que suelen llevar exclusividad, permanencia y a veces un dinero cobrado por adelantado que el nuevo titular hereda. Puedes encontrarte obligado a servir una marca durante años, o a devolver una parte de lo que cobró el anterior dueño. Nunca aparece si no se pregunta.

4. La escritura de la sociedad, si el titular es una empresa

Y el poder de quien firma. Sin esto no se sabe si quien vende puede vender. Es el mismo problema que aparece en el cambio de titularidad: si la licencia está a nombre de una sociedad y firma una persona física sin acreditación, el Ayuntamiento no toma razón y el traspaso queda en el aire.

5. El DNI o NIE de todos los dueños

De todos, no solo del que da la cara. Si hay dos socios y uno no firma, la operación es impugnable.

Lo que además conviene pedir

• Justificantes de estar al corriente: alquiler, suministros y Seguridad Social si hay empleados que se subrogan. Las deudas con la Seguridad Social son las que más disgustos dan.
• Inventario firmado de lo que entra en el precio y en qué estado. Sin él, la campana extractora puede desaparecer entre la firma y la entrega de llaves.
• Números que respalden lo que te cuentan. Sin cuentas, la rentabilidad que te dicen no vale a efectos de precio: ver cómo se valora el fondo de comercio.

Cómo pedirlos sin que parezca desconfianza

A muchos compradores les da apuro pedir papeles, como si dudaran de la palabra del vendedor. Es al revés: un vendedor serio agradece que le pidan documentación, porque significa que enfrente hay alguien que va en serio y que no va a echarse atrás a mitad de la operación.

La forma que mejor funciona es pedirlo todo junto y por escrito, al principio, como una lista de la compra y no como un interrogatorio: «para poder valorar el negocio necesito estos cinco documentos». Quien los tiene, los manda en dos días. Quien no, empieza a dar largas — y esa demora ya es información.

Si estás vendiendo, la lección es la contraria: tener la carpeta lista antes de anunciar el negocio acorta la venta. Los locales que llegan con todo en regla se mueven en semanas; los que van reuniendo papeles sobre la marcha se eternizan y acaban bajando de precio por cansancio.

Qué significa que falte alguno

Que falte un papel no siempre es una señal de alarma: a veces es solo desorden. Pero cada documento que no aparece es tiempo añadido a la operación —los papeles son la mitad de lo que tarda un traspaso— y, si detrás hay un problema real, es también una deuda o una licencia que puede acabar siendo tuya.

No siempre hay mala fe: mucha gente ha perdido papeles de hace quince años o nunca los tuvo. Pero el efecto es el mismo, y la regla que aplicamos es sencilla: lo que no se puede documentar, no se paga. Si falta la licencia, el precio no puede incluir el valor de la licencia. Si no hay cuentas, el fondo de comercio se negocia a la baja. Y si falta el contrato de alquiler, sencillamente no hay operación que valorar.

En nuestra cartera esto se traduce en algo muy concreto: tenemos 22 locales disponibles y no doscientos, porque los que no superan esta revisión no se publican. Un traspaso mediano son 71.000 €: es demasiado dinero para entregarlo contra una conversación.

El orden correcto

Primero los papeles, después la señal. Nunca al revés. Si te piden dinero para «reservar» antes de enseñarte la documentación, ese es el momento de parar: en señalización y arras explicamos qué se firma antes de pagar nada y qué pasa si la operación se cae.

Todo el proceso, en orden, está en la guía completa del traspaso en Madrid.

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Esto es orientación general basada en nuestra experiencia, no asesoramiento jurídico ni fiscal para tu caso: antes de firmar, contrasta tu situación concreta con quien lleve la operación o con tu asesor.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos debe darme el vendedor de un traspaso?

Contrato de alquiler, licencias (actividad y terraza), contratos con proveedores en exclusiva, escritura de la sociedad si el titular es una empresa, y el DNI de todos los dueños. A eso conviene añadir justificantes de pagos al día e inventario firmado.

¿Y si el vendedor no tiene la licencia a mano?

Se puede pedir copia del expediente al Ayuntamiento, y el Censo de Locales y Actividades es público. Que no la tenga encima no es raro; que no aparezca después de dos peticiones, sí.

¿Heredo las deudas del negocio anterior?

Depende de cuáles y de cómo se articule la operación. Las de la Seguridad Social por empleados que se subrogan son el punto más delicado. Por eso hay que ver los justificantes antes de firmar y dejarlo cerrado por escrito en el contrato.

¿Es normal que pidan una señal antes de enseñar papeles?

Se ve, pero no debería aceptarse. La señal tiene sentido cuando ya sabes qué estás comprando; antes, es entregar dinero a ciegas.